Vorbereitung auf den Weihnachtsmarkt: Ein Leitfaden für Designer

Ein Weihnachtsmarkt kann einen bedeutenden Teil des Jahresumsatzes eines Kreativen ausmachen. Er ist zugleich einer der seltenen Momente, in denen Ihre Kundinnen und Kunden Ihre Kreationen vor dem Kauf sehen, anfassen und riechen können. Für die Zusammenstellung Ihres Sortiments entdecken Sie unsere Kollektion zur Herstellung gegossener und geformter Duftkerzen.

Doch zwischen der Wahl des Marktes, den zu produzierenden Mengen, den festzulegenden Preisen, dem zu gestaltenden Stand und der zu planenden Logistik bereitet man ein Verkaufswochenende über mehrere Monate vor. Der Unterschied zwischen einem gelungenen und einem enttäuschenden Markt entscheidet sich selten am Tag selbst: Er entscheidet sich im Vorfeld.

Hier das Wesentliche, Schritt für Schritt.

Wann sollte man mit der Vorbereitung des Weihnachtsmarkts beginnen?

Das ist der erste Fehler vieler Aussteller: erst im Oktober damit anzufangen. Bei den gefragtesten Märkten endet die Bewerbungsfrist bereits im Sommer.

Die richtige Regel: Suchen Sie Ihre Märkte 5 bis 6 Monate im Voraus aus und gehen Sie davon aus, dass die aktive Vorbereitung 3 Monate vorher beginnt.

6 bis 4 Monate vorher: Märkte sichten, Veranstalter kontaktieren, bewerben und anmelden.
3 Monate vorher: Produktauswahl, Preise, Mengen, Produktionsstart.
2 Monate vorher: alles bestellen, was bedruckt oder personalisiert werden muss: Verpackungen, Etiketten, Visitenkarten.
1 Monat vorher: Fertigstellung des Standes und der Kassenausstattung.
2 bis 3 Wochen vorher: Start der Kommunikation.

Unser vollständiger Leitfaden führt diesen Rückwärtsplan als Checkliste zum Abhaken bis zum Tag der Veranstaltung auf.

Den richtigen Markt wählen

Der „beste“ Markt ist nicht zwangsläufig der größte oder der meistbesuchte. Ein stark besuchter Markt bleibt dennoch die falsche Wahl, wenn sein Publikum nicht zu Ihren Produkten passt oder wenn der Standplatz mehr kostet, als Sie in zwei Tagen vernünftigerweise verkaufen können.

Klären Sie deshalb zuerst, was Sie dort suchen: verkaufen, bekannt werden oder ein neues Sortiment testen. Diese drei Ziele verlangen nicht dieselben Märkte. Für einen ersten Auftritt ist eine kleinere lokale Veranstaltung oft ein besseres Übungsfeld als ein großer Touristenmarkt, auf dem der Standplatz teuer und die Konkurrenz hart ist.

Bevor Sie sich festlegen, holen Sie beim Veranstalter, bei der Gemeinde oder beim Tourismusbüro folgende Angaben ein:

die Termine, Öffnungszeiten und Aufbautage;
den Preis und die genauen Maße des Standplatzes;
das gestellte und das nicht gestellte Material (Hütte, Tisch, Beleuchtung, Strom);
die Besucherzahlen der vorherigen Ausgaben;
die Standordnung: brennende Kerze, Lautsprecher, Duftspender, Abbauzeiten.

Dieser letzte Punkt wird häufig übersehen und kann eine wochenlang vorbereitete Inszenierung zunichtemachen: Viele Veranstalter verbieten offene Flammen oder begrenzen die Beschallung.

Denken Sie auch an die einzureichenden Unterlagen: Gewerbeanmeldung, Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung, Fotos Ihrer Kreationen. Ist Ihr Gewerbe noch nicht angemeldet, ist das der Schritt, der zuerst zu erledigen ist.

Was verkaufen, in welcher Menge und zu welchem Preis?

Ziel ist nicht, den gesamten Katalog mitzubringen, sondern eine für den Anlass gedachte Auswahl an Kreationen anzubieten. Ein überladener Stand liest sich schlecht; eine gestraffte Auswahl verkauft sich oft besser.

Ein ausgewogenes Sortiment verbindet in der Regel vier Gruppen:

Ihre Bestseller, die Ihnen eine planbare Umsatzbasis geben.
Ihre Weihnachtskreationen: Formen, Farben und Düfte, die für die Saison gedacht sind. Sie rechtfertigen Ihre Präsenz auf diesem Markt.
Die kleinen Geschenke, erschwinglich und leicht zu verschenken, die den Spontankauf auslösen.
Die originellen oder hochwertigen Stücke, die dem Stand Charakter geben und den durchschnittlichen Warenkorb erhöhen.

Planen Sie mindestens drei Preisniveaus ein. An Weihnachten haben nicht alle Besucher dasselbe Budget, und ein Stand mit nur einem Sortiment verzichtet zwangsläufig auf einen Teil der Verkäufe.

Welchen Bestand mitnehmen?

Es gibt keine allgemeingültige Formel, aber zwei verlässliche Anhaltspunkte: Fragen Sie den Veranstalter nach den Besucherzahlen der vorherigen Ausgaben und behalten Sie im Kopf, dass ein Engpass am Ende des Marktes weniger kostet als unverkaufte Saisonware, die sich im Januar nur schwer absetzen lässt. Halten Sie dagegen immer Nachschub unter dem Tisch bereit: Ein Stand, der sich leert, verliert seine Anziehungskraft.

Prüfen, ob sich der Markt rechnet

Ihre Marktpreise sind nicht Ihre Online-Preise, gesenkt „weil keine Versandkosten anfallen“. Addieren Sie sämtliche Kosten der Veranstaltung: Standplatz, Transport, Unterkunft, Material, Verpackungen, Rohstoffe, und teilen Sie die Summe durch Ihre Margenquote: So erhalten Sie den Mindestumsatz, den Sie erzielen müssen, um Ihre Kosten zu decken.

Und vergessen Sie nicht, Ihre Arbeitszeit einzurechnen. Sie ist der am häufigsten vergessene Posten und derjenige, der einen auf dem Papier rentablen Markt in Wirklichkeit unrentabel macht.

Im vollständigen Buch: Dort finden Sie eine ausfüllfertige Tabelle zur Budgetplanung, die Ihre Gewinnschwelle berechnet, sowie eine Tabelle zur Verkaufserfassung für den Einsatz während des Marktes.

Einen Stand vorbereiten, an dem man stehen bleiben will

Sie haben wenige Sekunden, damit ein Besucher langsamer wird. Ihr Stand ist das erste Bild Ihrer Welt, noch bevor Sie ein Wort gesagt haben.

Drei Grundsätze genügen, um aus einem Tisch eine professionelle Präsentation zu machen:

Legen Sie nicht alles flach hin. Spielen Sie mit Höhen und Volumen, umgedrehte Kisten, kleine Regale, Aufsteller, um Relief zu schaffen und den Blick zu führen.
Setzen Sie Prioritäten. Stellen Sie Ihre Aushängeschilder und Ihre Weihnachtskreationen nach vorn; der Rest trägt, ohne ihnen Konkurrenz zu machen.
Lassen Sie Luft. Ein zu voller Stand wirkt unordentlich. Gruppieren Sie Ihre Produkte nach Sortiment, Duft oder Preis.

Ergänzen Sie eine klare Beschilderung: Ihr Markenname von Weitem sichtbar und lesbare Preise auf jedem Produkt. Ein Besucher, der nach dem Preis jedes Stücks fragen muss, geht oft ohne Kauf.

Bei der Dekoration bleiben Sie Ihrer visuellen Identität treu: Ziel ist nicht, Ihren Stand in eine Weihnachtskulisse zu verwandeln, sondern einen Rahmen zu schaffen, der Ihre Produkte begleitet, ohne ihnen die Schau zu stehlen. Achten Sie bei einem ersten Markt darauf, dafür keinen unverhältnismäßigen Teil Ihres Budgets aufzuwenden. Vor jedem Kauf eine Frage: Lässt sich das auf anderen Märkten wiederverwenden?

Vernachlässigen Sie schließlich die Sinne nicht. Eine dezente Playlist verstärkt die Atmosphäre, ohne die Gespräche zu übertönen, und der Geruchssinn macht den Unterschied, wenn Sie Kerzen oder duftende Kreationen verkaufen: Einen Duft riechen zu lassen, lässt den Besucher sich das Ergebnis vorstellen und erleichtert die Kaufentscheidung deutlich. Eine Regel allerdings: Häufen Sie die Düfte nicht. Zu viele Gerüche in einem Raum werden schnell ununterscheidbar.

Am Tag selbst nichts vergessen

Das erzeugt am Vorabend den meisten Stress. Die Methode: alles auflisten, lange im Voraus, und nach und nach abhaken. Sechs Kategorien sind abzudecken:

Verpackung und Verkauf: Tüten, Seidenpapier, Bänder, Preisschilder, Visitenkarten.
Möbel und Warenpräsentation: Tisch, Tischdecke, Aufsteller, Podeste, Beleuchtung.
Ambiente: Dekoration, batteriebetriebene Lichterketten, eine Lösung, um Ihre Düfte entdecken zu lassen.
Kassieren: geladenes Terminal, Wechselgeld, Powerbank, etwas zum Notieren der Verkäufe.
Nothilfe-Set: Klebeband, Schere, doppelseitiges Klebeband, Schnur, Klammern. Das rettet einen Aufbau, der nicht hält.
Sie selbst: warme Kleidung, passende Schuhe, Thermoskanne, Snacks. Ein Weihnachtsmarkt ist körperlich fordernd, und ein herzlicher Empfang lässt sich schwer halten, wenn man erschöpft und durchgefroren ist.

Im Buch: Dort finden Sie die vollständige Checkliste dieser sechs Kategorien, knapp 45 Punkte zum Abhaken, druckfertig.

Kommunizieren davor, währenddessen und danach

Ein Markt beginnt nicht am Eröffnungstag. Es geht nicht darum, überall präsent zu sein, sondern die richtigen Kanäle zu wählen und sie im richtigen Moment zu nutzen.

Vor dem Weihnachtsmarkt

Kündigen Sie Ihre Teilnahme zwei bis drei Wochen im Voraus an, mit Ort, Terminen und Öffnungszeiten, und zeigen Sie dann die Vorbereitungen, je näher der Tag rückt. Plakate und Flyer in den Geschäften der Umgebung erreichen Menschen, die Ihnen online noch nicht folgen.

Während des Weihnachtsmarkts

Posten Sie weiter: Aufbau, Stimmung, Begegnungen. Sie lassen diejenigen am Ereignis teilhaben, die nicht kommen können. Am Stand ermöglicht ein gut sichtbarer QR-Code den sofortigen Wechsel vom Physischen ins Digitale.

Nach dem Weihnachtsmarkt

Das ist die am meisten vernachlässigte Etappe und wahrscheinlich die ertragreichste. Ein auf einem Markt getroffener Besucher kann Stammkunde werden, sofern der Kontakt bestehen bleibt. Haben Sie Newsletter-Anmeldungen gesammelt, schreiben Sie in den folgenden Tagen, solange die Erinnerung an den Stand frisch ist.

Empfangen, ins Gespräch kommen, verkaufen

Auf einem Weihnachtsmarkt verkaufen Sie nicht nur ein Produkt: Sie erzählen Ihre Welt und Ihr Können.

Eine Rede auswendig zu lernen, bringt nichts und ist sogar kontraproduktiv. Bereiten Sie lieber einige Sätze und Fragen vor, mit denen Sie das Gespräch natürlich eröffnen. Das Prinzip, das am besten funktioniert: sich zuerst für den Besucher interessieren, bevor man über seine Produkte spricht. Ein einfaches „Sind Sie aus der Gegend oder auf der Durchreise?“ genügt oft, um einen Austausch zu eröffnen, der Sie dazu bringt, Ihre Kreationen vorzustellen. Bleiben Sie ansprechbar und freundlich, ohne ständig zu drängen: ein Guten Tag, und dann entdecken lassen.

Letzter, wesentlicher Punkt: Erleichtern Sie die Bezahlung. Viele Besucher haben kein Bargeld mehr dabei, und nur Bargeld anzunehmen kostet Sie Verkäufe. Sehen Sie ein Kartenterminal und eine Ausweichlösung für den Fall eines technischen oder Netzproblems vor, prüfen Sie vor der Abfahrt, ob es geladen ist, und weisen Sie am Stand deutlich auf die akzeptierten Zahlungsmittel hin.

Nehmen Sie sich in der Woche danach schließlich eine Stunde, um frisch zu notieren, was sich verkauft hat, was zum Zögern geführt hat, was gefehlt hat und was Sie nach Abzug aller Kosten tatsächlich verdient haben. Diese Notizen sind für den nächsten Markt Gold wert.

Und falls Sie sich noch fragen, ob der Kerzenmarkt zugänglich ist und echte Chancen bietet, entdecken Sie unseren Artikel zur Entwicklung des Kerzenmarkts.

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In unserem E-Book finden Sie alle Einzelheiten zur Vorbereitung Ihres Weihnachtsmarkts, darunter eine Tabelle zur Budgetplanung, eine Tabelle zur Verkaufserfassung sowie eine Playlist speziell für den Weihnachtsmarkt.

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